AI Receptionist
Khi tay bạn đang bận, lễ tân AI nhấc máy, trả lời theo bảng giá và chính sách bạn đã duyệt, đặt một khung giờ có thật, và chuyển cuộc gọi cho nhân viên của tiệm khi cuộc gọi cần.
Dữ liệu của bạn, câu trả lời do bạn duyệt, mỗi chi nhánh một số điện thoại.
Một cuộc gọi đặt lịch
Cuộc gọi mẫu: khách hỏi làm gel manicure vào chiều thứ Bảy, lễ tân AI kiểm tra lịch, đưa ra hai khung giờ, giữ khung giờ khách chọn và đọc lại lịch hẹn. Lịch hẹn được xác nhận bằng một mã đặt lịch, kèm một tin nhắn gửi đến khách.
Chào em, chiều thứ Bảy này bên em còn chỗ làm gel manicure không?
Dạ, em kiểm tra lịch thứ Bảy cho anh chị nha. Bên em còn trống 1:30 và 3:15, anh chị muốn giờ nào ạ?
3:15 nha em.
Dạ, em đang giữ khung giờ 3:15 cho chị. Chị cho em xin tên nha?
Linh nha em.
Dạ, vậy là gel manicure tại Maple Nail Studio, thứ Bảy lúc 3:15 PM, cho chị Linh. Em đặt lịch cho chị nha?
Được rồi em, đặt giúp chị nha.
Lịch hẹn của chị đã được xác nhận ạ. Mã đặt lịch là MNS‑4K2Q, và tin nhắn chi tiết đang được gửi đến chị nha.
Khi điện thoại reo
Lễ tân AI biết chi nhánh nào đang được gọi, kiểm tra giờ mở cửa và ngày nghỉ lễ của bạn, rồi chuyển cuộc gọi đến nơi bạn đã chọn.
Trong giờ mở cửa, với bảng giá, chính sách đã duyệt và lịch của bạn trong tầm tay.
Ngoài giờ mở cửa hoặc vào ngày nghỉ lễ, lễ tân AI nhận lời nhắn hoặc tin nhắn thoại và tạo một việc cần gọi lại cho đội ngũ của bạn.
Khi cuộc gọi cần người phụ trách, lễ tân AI chuyển cuộc gọi cho nhân viên của bạn kèm lý do và bản tóm tắt.
Giá, giờ mở cửa, chính sách
Khách hỏi đi hỏi lại những điều giống nhau cả ngày. Lễ tân AI trả lời từ dữ liệu của tiệm và các tài liệu bạn đã duyệt — và hỏi lại hoặc chuyển cuộc gọi cho người phụ trách khi chưa biết câu trả lời.
Lấy thẳng từ dịch vụ và chi nhánh bạn đã thiết lập trong Console.
Tìm trong các tài liệu bạn đã tải lên và duyệt — PDF, DOCX hoặc TXT.
Lễ tân AI hỏi lại hoặc chuyển cho người phụ trách. Lễ tân AI không đoán.
Những điều bạn có thể trông cậy
Đặt lịch
Lễ tân AI hỏi dịch vụ, ngày giờ và tên khách. Phần còn lại do lịch xử lý: thời lượng, thời gian nghỉ giữa các lịch, giờ mở cửa, múi giờ của bạn, và thợ nào làm được dịch vụ đó.
Khung giờ trống được tính từ thời lượng và thời gian nghỉ của dịch vụ, giờ mở cửa của bạn, cùng kỹ năng và ca làm của từng thợ.
Giữ khung giờ chỉ là tạm thời; nếu khách cúp máy hoặc quyết định quá lâu, khung giờ tự được mở lại.
Tên, dịch vụ, chi nhánh, ngày và giờ — khách đồng ý rồi mới có lịch hẹn nào được tạo.
Những điều bạn có thể trông cậy
Thay đổi lịch
Kế hoạch có thể thay đổi. Lễ tân AI tìm lịch hẹn của khách theo số điện thoại, đọc lại lịch khách muốn đổi, rồi mới thay đổi.
Chỉ những lịch hẹn ở chi nhánh khách đã gọi, và nếu có nhiều lịch khớp thì lễ tân AI hỏi khách muốn lịch nào.
Khung giờ cũ được nhả ra và khung giờ mới được giữ cùng lúc, nên nếu có lỗi cũng không bao giờ mất cả hai.
Khung giờ được nhả ra, và người đầu tiên đang chờ được mời nhận khung giờ đó.
Những điều bạn có thể trông cậy
Chuyển tiếp
Có những cuộc gọi không nên để phần mềm xử lý. Lễ tân AI nhận ra chúng và chuyển cho đội ngũ của bạn cùng lý do, bản tóm tắt và số điện thoại của người gọi.
Khách yêu cầu gặp nhân viên, dịch vụ cần tư vấn hoặc không nhận đặt lịch online, thiếu dữ liệu, cuộc gọi vẫn nghe không rõ sau nhiều lần thử, hoặc việc đặt lịch gặp lỗi.
Lý do, bản tóm tắt và số điện thoại của khách đến trước cuộc gọi.
Mỗi việc có hạn xử lý và hiển thị là quá hạn khi đã qua hạn; một thành viên trong đội nhận việc, gọi lại và đóng việc.
Những điều bạn có thể trông cậy
Tin nhắn và quyền riêng tư
Khách được thông báo về việc ghi âm trước khi bất cứ thứ gì được lưu, và nhận một tin nhắn sau khi lịch hẹn đã được tạo.
Phía sau quầy
Sáu bước trong Console là lễ tân AI có đủ mọi thứ cần thiết. Thêm chi nhánh thứ hai chỉ là thêm dữ liệu — cách lễ tân AI trò chuyện không đổi.
Địa chỉ, múi giờ, giờ mở cửa và ngày nghỉ lễ.
Tìm số điện thoại địa phương có cả gọi thoại và nhắn tin, xem phí hằng tháng trước khi xác nhận, rồi gắn số đó vào chi nhánh.
Thêm từng dịch vụ hoặc nhập từ file CSV: tải lên, ghép các cột, xem trước, xác nhận. Đánh dấu dịch vụ nào đặt lịch được và dịch vụ nào cần chuyển cho người phụ trách.
Ai làm dịch vụ nào, ca làm và ngày nghỉ của từng người.
Tải lên PDF, DOCX hoặc TXT, duyệt rồi bật lên.
Thử qua chat hoặc bằng giọng nói, rồi bật nhận cuộc gọi thật.
Cả ngày trong tầm mắt
Console cho bạn thấy những gì đã diễn ra trên điện thoại trong lúc bạn đang làm việc.
Số cuộc gọi, lịch hẹn mới, bao nhiêu cuộc được chuyển cho nhân viên, lỗi, và khách gọi để hỏi về điều gì.
Số phút gọi, tin nhắn và lịch hẹn được ghi nhận theo từng chi nhánh để tính phí.
Câu hỏi thường gặp
Trả lời thẳng về những điều lễ tân AI làm và không làm.
Lễ tân AI thông báo việc ghi âm trước khi lưu bất cứ thứ gì. Nếu khách đồng ý, bản ghi chép và âm thanh được lưu; nếu khách từ chối hoặc trả lời không rõ, chỉ lưu bản ghi chép. Nhân viên của bạn đọc được bản ghi chép nhưng không thể nghe hay tải về âm thanh.
Không. Khung giờ được giữ trong lúc khách quyết định và chỉ được tạo một lần, kể cả khi hai người gọi đúng cùng lúc hoặc đường truyền đứt rồi gọi lại.
Lễ tân AI nhận lời nhắn hoặc tin nhắn thoại và tạo một việc cần gọi lại cho đội ngũ của bạn.
Có. Mỗi chi nhánh có số điện thoại, giờ mở cửa, dịch vụ, thợ và cài đặt riêng. Thêm một chi nhánh nghĩa là nhập dữ liệu của chi nhánh đó, không phải đổi cách lễ tân AI nói chuyện.
Được. Các lịch hẹn nhân viên của bạn nhập trên Console tuân theo cùng bộ quy tắc với lễ tân AI, nên hai lịch hẹn không thể lấy cùng một khung giờ.
Lễ tân AI hỏi lại khách hoặc chuyển cuộc gọi cho người phụ trách. Lễ tân AI chỉ trả lời từ dữ liệu và tài liệu bạn đã duyệt, và không đoán.
Lý do chuyển tiếp, bản tóm tắt và số điện thoại của khách trước khi họ nhấc máy; các việc cần gọi lại kèm hạn xử lý; lịch; và các bản ghi chép họ có thể đọc để gọi lại.
Sau khi đặt lịch, dời lịch hoặc hủy lịch thành công, khách nhận một tin nhắn xác nhận. Với lịch hẹn đặt qua cuộc gọi, tin nhắn theo ngôn ngữ của cuộc gọi.
Thiết lập chi nhánh, dịch vụ và chính sách một lần, gọi thử một cuộc, rồi bật lên.
Dùng thử AI Receptionist (mở trong tab mới)